Passo 9: Utilizzazione

Per lungo tempo, l'utilizzazione di una valutazione si è limitata esclusivamente ai suoi risultati, cioè a quanto faceva seguito al rapporto (finale). Nel frattempo, vi è ampia condivisione che la valutazione stessa sia già in grado di fornire molti stimoli a favore delle attività inerenti all'oggetto della valutazione. L’utilità del processo significa che già la partecipazione al processo di valutazione in quanto tale - sia quale mandante, sia quale responsabile o fornitore di dati - può comportare mutamenti (auspicati) negli atteggiamenti e nell'azione e anche nell’ apprendimento riflessivo degli individui coinvolti. Ciò avviene quando ci si confronta intensamente con gli obiettivi e anche con i risultati indesiderati dell'oggetto della valutazione, quando si affrontano le aspettative degli altri stakeholder e si entra eventualmente in contatto con loro. Queste forme di utilizzazione possono irradiare sulle unità organizzative dell'oggetto della valutazione o sul suo contesto politico o sociale già in corso di valutazione.

Si possono anche distinguere i tipi di utilizzazione: per utilizzazione strumentale si intende l'utilizzo della valutazione e dei suoi risultati da parte degli stakeholder, soprattutto in vista di miglioramenti e di decisioni di principio. Per utilizzazione concettuale si intende l’assunzione o l'elaborazione dei risultati della valutazione, ad esempio sotto forma di conoscenze da parte della comunità scientifica o quali suggerimenti per la professione e anche per l’opinione pubblica.

Utilizzazioni indesiderate si danno quando decisioni prese prima della valutazione, ma non ancora divulgate, vengono successivamente giustificate sulla base dei risultati, oppure quando la valutazione viene effettuata solo pro forma.

L'utilizzazione della valutazione e dei suoi risultati varia di intensità e viene gestita in modo diverso dal pubblico destinatario. Fattori importanti a favore dell’utilizzazione sono ad esempio:

• la diffusione e la valorizzazione dei risultati sono già prefigurati nella pianificazione;
• il coinvolgimento precoce di importanti stakeholder nella pianificazione, in modo che siano più propensi ad utilizzare i risultati;
• trasparenza sull'utilizzazione dei risultati e un rapporto di fiducia tra valutatori e stakeholder;
• messa a disposizione tempestiva e puntuale dei risultati;
• attenta preparazione, soprattutto quando si tratta di rendicontazione o di una decisione di principio, così che pure eventuali risultati "indesiderati" della valutazione possano essere in ogni caso utilizzati.

La fluttuazione di importanti stakeholder può costituire una sfida per la prevista utilizzazione, a cui si può far fronte con accordi di sostituzione.

Utilizzazioni improprie non sono escludibili. Queste possono verificarsi nel caso di abuso dei risultati o di un mancato uso, tanto involontario quanto intenzionale. All’origine degli abusi ci possono essere sia i valutatori che gli stakeholder, soprattutto nel caso di valutazioni ad alto rischio per gli stakeholder, ad esempio quando devono essere prese decisioni di principio. Per contrastare situazioni del genere, vale la pena definire i metodi di elaborazione dei risultati e il processo decisionale in una fase iniziale. Se si verifica comunque un abuso, occorre assicurare trasparenza al riguardo di utilizzazioni professionalmente ed eticamente inaccettabili.

Infine, l'utilizzazione dovrebbe essere esplicitamente documentata, attraverso la registrazione dei diversi rapporti, del loro pubblico destinatario, dei luoghi della loro discussione, degli scambi sui risultati avvenuti e delle conseguenze che ne sono derivate.

L'influenza delle valutazioni può essere distinta secondo tre diverse dimensioni: una valutazione può anzitutto avere influenze volute o non volute, in secondo luogo l'influenza può avvenire a seguito dei risultati o del processo di valutazione, e infine può manifestarsi durante o direttamente dopo la valutazione, così come più tardi dopo il completamento della stessa.