Obiettivi e ruoli della gestione dei processi
La gestione dei processi funge da sostegno per gli obiettivi aziendali, orientando i processi aziendali in maniera permanente alle cerchie interessate attenendosi alla strategia aziendale. La gestione dei processi si pone la seguente domanda: «Chi fa che cosa, quando e con che cosa?»
Obiettivi della gestione dei processi
- Soppressione degli ostacoli burocratici
- Integrazione di tutte le collaboratrici e di tutti i collaboratori nella gestione dei processi
- Pianificazione, gestione e ulteriore sviluppo sistematici dei processi
- Rappresentazione trasparente dei processi nel QM-Pilot per tutto il personale della SUFFP
- Reperibilità semplice di documenti, moduli e liste di controllo
- Sostegno nell’ambito dell’inserimento di nuove collaboratrici/nuovi collaboratori
Scopo della gestione dei processi
- Definire in maniera esplicita e attuare le responsabilità e le competenze nella gestione dei processi
- Depositare obiettivi, norme e standard per i processi interessati
- Garantire lo sviluppo della qualità di insegnamento, ricerca e sviluppo (R&S) e dei servizi
- Integrare in maniera più efficiente nuove collaboratrici e nuovi collaboratori
- Dare ai collaboratori e alle collaboratrici della SUFFP la possibilità di proporre ottimizzazioni di processi nel QM-Pilot.
All’interno della SUFFP, la pianificazione, l’attuazione e lo sviluppo dei processi sono garantiti dalle seguenti funzionni.
Il direttore/la direttrice e i e le responsabili dei dipartimenti assumono il ruolo di titolare del processo e ne approvano la convalida. Il/la titolare del processo è responsabile di una gestione del processo orientata ai risultati e strategica. Le sue attività si concentrano da un lato sul consolidamento delle procedure relative ai propri processi, dall’altro sulla scelta degli indicatori dei processi e dei valori di riferimento.
Le persone responsabili dei processi (i e le responsabili dei settori specifici) sono responsabili dell’esecuzione operativa del processo. Sono responsabili della definizione delle esigenze, della struttura e della documentazione dei processi e dell’integrazione dei processi. Nell’ambito della modellizzazione dei processi, i e le responsabili dei processi possono far capo al sostegno della persona responsabile della gestione del processo.
Le persone responsabili della documentazione (di regola identiche alle persone responsabili dei processi) sostengono le o i propri titolari dei processi nell’ambito dell’amministrazione dei documenti di rilievo per i processi.
Il gestore/la gestrice del processo sostiene le persone responsabili del processo nell’elaborazione dei processi, li/le consiglia tenendo conto degli standard di qualità e delle norme LPSU. Modella i processi nel QM-Pilot (strumento di gestione dei processi online della SUFFP), avvia e accompagna il PMC annuale dei dipartimenti, istruisce i collaboratori e le collaboratrici e provvede allo sviluppo continuo della gestione dei processi.
Tutte le collaboratrici e tutti i collaboratori della SUFFP sono utenti dei processi. Conoscono i processi di rilievo per la loro attività e la rispettiva persona responsabile, lavorano sulla base della descrizione dei processi, partecipano al sondaggio sulla qualità dei processi e dei documenti, se necessario inseriscono feedback ad hoc relativi alla qualità dei processi e dei documenti nello strumento di gestione dei processi (QM-Pilot).